Tarjouspyyntö Arctic Gateway hankkeen toteutuksesta: Vastauksia tarjouspyynnöstä tehtyihin kysymyksiin
Kysymys 1. Pyydetäänkö tässä tarjouksessa tarjousta ainoastaan projektimanagementista, joka pitää sisällään projektin hankehallinnoinnin ja hanketoteutuksen? Eli projektimanagement vastaa koko hankkeen toteutuksesta kilpailuttaen kaikki muut ostopalvelut budjettiraamin mukaisesti.
Vastaus: Tarjouspyyntödokumentin mukaisesti tarjouksen tulee sisältää sekä hankehallinnointi että kokonaistoteutus kaikkine töineen (project management, mainostoimistotyöt, PR, matkanjärjestäjäyhteistyö jne). Tarjoaja voi itse valita tekeekö työn itse vai alihankintana.
Kysymys 2. Jos vastaus kysymykseen 1 on kyllä, voiko tarjoaja tarjota samassa tarjouksessa mainostoimistopalveluita?
Vastaus: ei relevantti, ks kohta 1
Kysymys 3. Pitääkö mainostoimistopalvelut hankkia jokaisesta kohdemaasta erikseen kuten projektisuunnitelmassa mainitaan?
Vastaus: Yhtenä arviointikriteerinä on ”Referenssit kansainvälisistä kuluttajamainontatöistä”. Täten myös Suomesta johdetut kansainväliset kuluttajamainontatyöt hyväksytään. Vaatimuksena on kuitenkin käyttää kohdemarkkinoiden asiantuntijoita räätälöinnissä.
Kysymys 4. Voidaanko hankkeen budjettia muuttaa budjettiraamin sisällä siten, että rahoja kohdennetaan enemmän markkinointioperaatioihin? Esim matkakuluista mainoskampanjoihin.
Vastaus: Hankkeen yhtenä markkinointioperaationa on tuoda vuosittain useita matkanjärjestäjäryhmiä ja lehdistövieraita alueelle. Nämä tulee sisällyttää tarjouksen toimintasuunnitelmaan. Mikäli tämän osa-alueen suunnitelma on toteutettavissa pienemmällä budjetilla kuin hankkeen suunnitelmassa on varattu, tarjoaja voi ehdottaa vastaavaa lisäystä muihin markkinointitoimiin.
Kysymys 5. Minkä verran ostopalveluihin varatusta budjetista tullaan käyttämään lentoyhtiöiden markkinointikanaviin?
Vastaus: Tarjoajan suunnitelman tulee sisältää ehdotus tästä.
Kysymys 6. Miksi esitteiden varastointiin ja jakeluun on varattu suhteellisen paljon rahaa, kun käsitykseni mukaan esitteet jaetaan Oulun Matkailu Oy:n toimesta heidän budjetillaan. Käsittäkseni uusia heräte-esitteitä ei tarvita, vaan niissä tukeudutaan Oulun Matkailu Oy:n nykyisiin ja uusittaviin heräte-esitteisiin ja niiden kieliversioihin
Vastaus: Oulun matkailu vastaa heidän budjetissaan olevista esitteistä ja niiden kieliversioista (suomi, ruotsi, norja, saksa, englanti, venäjä). Mikäli uusia kohdemaita varten tarvitaan uusia kieliversioita ovat näistä aiheutuvat kustannukset hankkeen piirissä.